Lohnt sich unser Vereinsfest noch?

Legt zuerst fest, wofür ihr das Fest veranstaltet

Soll das Fest Geld für ein konkretes Vorhaben erwirtschaften, neue Menschen erreichen oder den Zusammenhalt stärken? Nennt ein Hauptziel und höchstens wenige ergänzende Ziele. Sonst wird jede schwache Kennzahl nachträglich mit einer anderen Absicht erklärt.

Ein Gemeinschaftsfest darf Geld kosten, wenn der Verein dieses Budget bewusst tragen möchte. Ein ausdrücklich zur Finanzierung veranstaltetes Fest muss dagegen einen ausreichenden Beitrag liefern. Für beide Fälle sollten Aufwand und Belastung vertretbar sein. Formuliert deshalb vorher, woran ihr das Ziel erkennen wollt: etwa ein vereinbarter Überschuss oder konkrete neue Kontakte, die ihr anschließend nachhalten könnt.

Rechnet mit vollständigen Einnahmen und Kosten

Erfasst nicht nur Lebensmittel und Hallenmiete. Dazu kommen je nach Fest Technik, Reinigung, Abfall, Werbung, Gebühren, Versicherung, Transport und Stornorisiken. Geliehene Ausstattung oder gespendete Ware sollte als Beitrag erkennbar bleiben, damit ein Vergleich im nächsten Jahr verständlich ist. Steuerliche Einordnung und Abgaben gehören in die Prüfung mit den dafür zuständigen Personen.

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Alle Zahlen sind frei gewählte Planannahmen, keine Branchenwerte.

Beim Ziel „mindestens 1.000 Euro für das Jugendprojekt“ wäre diese Planung zunächst passend. Sie reicht aber noch nicht als endgültige Entscheidung. Sind alle benötigten Kosten tatsächlich enthalten und wie empfindlich ist das Ergebnis gegenüber weniger Besuchern?

Prüft einen ungünstigeren, aber plausiblen Verlauf

Im zweiten fiktiven Szenario kommen nur 250 Besuche mit weiterhin durchschnittlich 9 Euro Verkaufserlös zustande. Mit den angenommenen 300 Euro Geldbeiträgen entstehen 2.550 Euro Einnahmen. Wenn die Warenkosten dann 900 Euro betragen und die übrigen Kosten von zusammen 1.200 Euro bleiben, ergibt sich ein Überschuss von 450 Euro.

Dass Warenkosten sinken, ist keine Selbstverständlichkeit: Schon gekaufte, verderbliche oder nicht rückgebbare Ware kann die Rechnung verschlechtern. Rechnet deshalb mit euren tatsächlichen Bestell- und Stornobedingungen. Prüft außerdem, welche zugesagten Beiträge auch bei Absage gelten.

Zählt auch Planung, Aufbau und Abbau

1.350 Euro geteilt durch 88 Helferstunden ergeben rund 15,34 Euro finanziellen Überschuss je Helferstunde. Das ist kein Stundenlohn und kein allgemeiner Mindestwert für ein gutes Fest. Es macht nur einen Vergleich zwischen euren eigenen Veranstaltungsformaten möglich. Prüft zusätzlich, ob die Stunden auf wenige Menschen konzentriert sind und ob die notwendigen Schichten verbindlich besetzt werden können.

Trefft die Entscheidung mit Ziel und Belastung zusammen

Die DSEE zeigt in ihrem Ratgeber zum Engagement Beispiele für Beteiligung und neue Zugänge. Bezieht eure Engagierten in die Entscheidung ein. Ein rechnerisch attraktives Fest verliert langfristig seinen Nutzen, wenn das Team danach nicht mehr mitmachen möchte.

Haltet einen kurzen, überprüfbaren Beschluss fest

• Hauptziel und beobachtbares Ergebnis benannt
• Vollständige Kosten und ungünstiger Verlauf gerechnet
• Planung und Abbau in den Helferstunden enthalten
• Notwendige Rollen und Belastung mit dem Team geklärt
• Entscheidung, Bedingungen und Prüftermin dokumentiert

Ein eigener Beschlussvorschlag: „Wir planen ein verkleinertes Fest mit zwei Verkaufsbereichen. Die Ausgabenobergrenze und notwendigen Helferschichten stehen bis zum vereinbarten Termin fest. Ohne diese Voraussetzungen buchen wir keine weiteren Leistungen.“ Die konkreten Grenzen müsst ihr selbst festlegen.

Euer Vereinsfest lohnt sich, wenn es sein vereinbartes Ziel bei tragbaren Kosten, Risiken und Helferbelastungen erreicht. Die Prüfung kann deshalb zu Ja, kleinerem Format oder einer begründeten Pause führen. Jede dieser Entscheidungen ist hilfreicher als die ungeprüfte Wiederholung aus Gewohnheit.

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