Einsatzplaner VereineVereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Vertragsmuster zwischen der nutzenden Institution als Auftraggeber und TDO Media als Auftragnehmer.
1. Gegenstand und Dauer
Gegenstand ist der Betrieb von Einsatzplaner Vereine gemäß Hauptvertrag. Die Verarbeitung dauert bis zur vollständigen Löschung nach Vertragsende.
2. Art, Zweck und Daten
Zweck ist die technische Bereitstellung und Absicherung von Veranstaltungen, Helferlisten und Auswertungen. Verarbeitet werden insbesondere Namen, Einsatzzuordnungen, freiwillige Bemerkungen, Termine, Punktwerte, Administrator-E-Mail-Adressen, Benutzerkennungen und technische Protokolldaten. Betroffen sind Mitglieder, Helfer, Beschäftigte, Ansprechpartner und Administratoren der Institution.
3. Weisungen und Vertraulichkeit
TDO Media verarbeitet Daten ausschließlich aufgrund dokumentierter Weisungen, des Hauptvertrags und gesetzlicher Pflichten. Zugriffsberechtigte Personen werden auf Vertraulichkeit verpflichtet.
4. Sicherheit
Maßnahmen umfassen HTTPS-Verschlüsselung, Firebase Authentication, rollenbasierte Zugriffe, getrennte Mandantenbereiche, restriktive Datenbankregeln, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, regelmäßige Aktualisierungen und Wiederherstellungsverfahren.
5. Unterauftragsverarbeiter
Genehmigt ist Google Ireland Limited einschließlich verbundener Google-Unternehmen für Firebase Hosting, Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage und Cloud Functions. Es gelten die Firebase Data Processing and Security Terms einschließlich Unterauftragnehmer- und Übermittlungsregelungen. Für den E-Mail-Versand von Supportanfragen an den Betreiber oder die Vereinsadministration wird IONOS SE als weiterer Unterauftragsverarbeiter eingesetzt; dabei können die in der Anfrage enthaltenen Kontakt-, Institutions- und Nachrichtendaten verarbeitet werden. TDO Media hat für diesen Einsatz eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit IONOS abgeschlossen. Wesentliche Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern werden mitgeteilt; gesetzliche Widerspruchsrechte bleiben bestehen.
6. Unterstützung und Vorfälle
TDO Media unterstützt angemessen bei Betroffenenrechten, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Behördenanfragen. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dem Auftraggeber unverzüglich nach Bekanntwerden gemeldet.
7. Kontrollen
Erforderliche Nachweise werden in angemessenem Umfang bereitgestellt. Prüfungen sind nach vorheriger Abstimmung möglich, soweit Vertraulichkeit und Sicherheit anderer Kunden gewahrt bleiben.
8. Rückgabe und Löschung
Nach Vertragsende sperrt TDO Media den öffentlichen Zugang zur Institution. Der Auftraggeber kann innerhalb von 30 Tagen in Textform die Rückgabe der im Auftrag verarbeiteten Daten verlangen; dafür werden die gespeicherten Datensätze in einem gängigen elektronischen Format und vorhandene hochgeladene Dateien bereitgestellt. Der Auftraggeber entscheidet durch dokumentierte Weisung, ob TDO Media die Auftragsdaten zurückgibt oder löscht. Nach Rückgabe oder spätestens nach Ablauf der 30 Tage werden die Auftragsdaten aus den aktiven Systemen gelöscht, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die Sperrung, Rückgabe und Löschung erfolgen durch ein dokumentiertes Betreiberverfahren; sie sind keine automatische Funktion der Vereinsoberfläche. Für Sicherungskopien gelten die Löschzyklen des jeweiligen Unterauftragsverarbeiters. TDO Media bestätigt die Durchführung auf Anfrage.
9. Abschluss
Die AVV wird zusammen mit dem Hauptvertrag in Textform angenommen. Auftraggeber: die in der Bestellung bezeichnete Institution. Auftragnehmer: TDO Media, Thomas Dannenberger.