Vereinsleben6. November 20263 Min Lesezeit

Erste Hilfe beim Vereinsfest vor dem Start organisieren

Mit einer kurzen Einweisung, geklärten Zuständigkeiten und einer Notfall-Ortskarte wissen Helfende beim Vereinsfest, wie sie Hilfe holen und einweisen.

Von TDO Media Redaktion · Stand 6. November 2026

Zwei Helfende besprechen den Standort einer Materialbox neben dem offenen Zugang zu einem Vereinsgelände — KI-generiertes Bild

Der Aufbau ist fertig. Die Helfenden kennen ihre Stände, aber auf die Frage nach der genauen Adresse oder der Zufahrt für den Rettungsdienst kommen drei Antworten. Klärt das, bevor die ersten Gäste ankommen.

Euer kurzer Plan hält fest, wer als ausgebildete Ersthelferin oder ausgebildeter Ersthelfer eingeteilt ist, wie ihr rasch Hilfe erreicht und wo Rettungskräfte aufs Gelände gelangen. Eine Ortskarte und ein gemeinsamer Rundgang machen diese Angaben konkret.

Klärt zuerst, was eure Veranstaltung braucht

Die VBG empfiehlt Vereinen, für Notfälle vorzusorgen und Personen für die Erste Hilfe zu benennen sowie aus- und fortzubilden. Sprecht früh mit dem Betreiber des Geländes und prüft veranstaltungsbezogene Auflagen. Berücksichtigt unter anderem Besucherzahl, Aktivitäten, Gelände, erwartete Wetterbedingungen und Erreichbarkeit. Klärt bei Bedarf mit der zuständigen Stelle, ob ein Sanitätsdienst erforderlich ist.

Schaut auch auf Auf- und Abbau. Dort sind Menschen am Platz, obwohl ein Teil des Teams noch nicht da oder schon gegangen ist. Besetzt die vereinbarten Aufgaben für die tatsächlichen Einsatzzeiten.

Legt die Rollen für jede Schicht fest

Fiktive Aufteilung für ein Vereinsfest
Aufgabe	Vereinbarung
Erste Hilfe	Ausgebildete Person am Infopunkt mit benannter Ablösung
Notruf	Anwesende Person ruft bei einem Notfall 112 und beschreibt den genauen Ort
Einweisung	Helfer am Nordtor weist Einsatzkräfte ein, wenn es sicher möglich ist
Material	Verbandsmaterial am Infopunkt, Zugang vor der Öffnung prüfen

Die Aufgabenverteilung spart Abstimmung. Wer einen akuten Notfall bemerkt, wartet mit dem Notruf nicht auf eine bestimmte Person oder die Freigabe der Veranstaltungsleitung. Falls jemand allein ist, kann eine Rollenliste später helfen, weitere Anwesende gezielt einzubinden.

Haltet Adresse und Zufahrt auf einer Ortskarte fest

Schreibt Straße, Hausnummer und Ort so auf, wie ihr sie der Leitstelle nennen würdet. Bei einem großen oder verwinkelten Gelände ergänzt ihr Bereich und nutzbaren Zugang. Beschreibt den vereinbarten Treffpunkt so, dass er auch bei Dunkelheit oder für Ortsfremde erkennbar ist.

Vor dem Öffnen prüfen, ob Absperrungen, Lieferfahrzeuge oder Tische den geplanten Zugang blockieren.
Materialstandort zeigen und einen vorhandenen Defibrillator nur mit geprüftem Zugang und tatsächlichen Öffnungszeiten eintragen.
Ortskarte an vereinbarten internen Stellen ablegen, etwa am Infopunkt und bei der Veranstaltungsleitung.

Das BBK empfiehlt beim Notruf, den genauen Notfallort zu nennen und für Rückfragen erreichbar zu bleiben. Beschreibt, was passiert ist, und folgt den Anweisungen der Leitstelle.

Geht den Weg einmal vor der Öffnung ab

Lasst eine Person am Stand die Ortskarte finden und die Adresse vorlesen.
Geht gemeinsam vom vorgesehenen Treffpunkt bis zu einem Veranstaltungsbereich.
Prüft die Erreichbarkeit des Teams über das vereinbarte Telefon oder Funkgerät. Die Übung erfolgt ohne Anruf bei der 112.
Benennt bei der Schichtübergabe Änderungen am Zugang oder an der Besetzung.

Korrigiert unklare Ortsnamen direkt auf der Karte. Wenn sich ein Zugang während des Fests ändert, informiert die betroffenen Helfenden und tauscht die alte Fassung aus. Für diese Vorbereitung steht unten eine kostenlose ausfüllbare Ortskarte bereit.

Kostenlose Vorlagen

Für diese Downloads ist keine Anmeldung erforderlich

Notfall-Ortskarte für das Vereinsfest öffnen

Fragen und Antworten

Wie viele ausgebildete Ersthelfende brauchen wir?

Das hängt von der konkreten Veranstaltung und den anwendbaren Vorgaben ab. Klärt Größe, Tätigkeiten und Auflagen frühzeitig mit der zuständigen Stelle oder dem Unfallversicherungsträger.

Soll die Ortskarte frei für alle zugänglich sein?

Öffentlich könnt ihr die Anlaufstelle und die Adresse gut sichtbar machen. Interne Kontaktdaten gehören in die Fassung für die verantwortlichen Helfenden. Angaben zu Verletzten gehören nicht auf die Ortskarte.

Was machen wir, wenn jemand kurzfristig ausfällt?

Aktiviert die zuvor benannte Vertretung. Kann die vereinbarte Abdeckung nicht hergestellt werden, klärt das mit der Veranstaltungsleitung vor dem Start beziehungsweise sofort nach Bekanntwerden.